INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI - WHISTLEBLOWING

Ai sensi dell’art. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

Con la presente, Rubner Haus Srl in qualità di Titolare del trattamento, desidera informare le persone menzionate nella segnalazione effettuata da un whistleblower.

I dati personali della persona menzionata nella segnalazione saranno trattati secondo i principi stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679: liceità, correttezza e trasparenza.

1. Finalità del trattamento
I dati personali inseriti sulla piattaforma ReBlowing, utilizzata da Rubner Haus Srl quale canale interno di segnalazione da parte di un whistleblower sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni (canale interno) di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate Rubner Haus Srl.
Ci si riferisce alla violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili ai soggetti identificati dalle normativa di riferimento.

2. Base giuridica del trattamento e origine dei dati
L’origine dei dati personali si ha nella segnalazione inviata dal whistleblower e pervenuta a Rubner Haus Srl.
La base giuridica di tale trattamento è rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento), in particolare in riferimento all’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e ulteriore normativa vigente applicabile al Titolare del trattamento.

3. Tipologia di dati trattati
I dati personali vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione.

Al fine di gestire le segnalazioni possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:

• dati identificativi, indirizzo ed altri recapiti, codice fiscale, ruolo;
• categorie particolari di dati personali;
• dati personali relativi a condanne penali e reati;
• ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione.

I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo con il Titolare del trattamento, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, nel rispetto della normativa vigente. Le figure competenti alla verifica preliminare e gestione della segnalazione vi provvederanno nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

4. Modalità di trattamento dei dati personali
Il trattamento sarà effettuato:

• mediante l’utilizzo di sistemi manuali e elettronici;
• con l’impiego di misure organizzative e tecniche adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati;
• dalla società ReNorm, che gestisce il portale di segnalazione interna in qualità di Responsabile del trattamento, appositamente nominata ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, che invierà la segnalazione al Designato Whistleblowing individuato da Rubner Haus Srl;
• dal personale interno debitamente autorizzato al trattamento dei dati personali (art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679;
• da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti ai sensi di legge.
  Qualora, all’esito della verifica del Designato Whistleblowing, si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, l’esito dell’accertamento potrà essere trasmesso al soggetto competente individuato fra i seguenti a seconda delle necessità concrete, per approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza

• al Direttore/Direttrice nonché al Responsabile dell’unità organizzativa di appartenenza dell’autore della violazione, affinché sia espletato, ove ne ricorrano i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
• agli organi e alle strutture competenti dell’Ente affinché adottino gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni ritenuti necessari, anche a tutela dell’Ente stesso;
• all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC.
• ad ogni altro soggetto previsto dalla normativa vigente di riferimento.

5. Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati per 5 anni ovvero il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione.

6. Comunicazione dei dati a terzi
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, se del caso, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC nonché a studi legali e di consulenza del lavoro e/o in materia di trasparenza e anticorruzione.
7. Diffusione dei dati
I Suoi dati personali non verranno in alcun modo diffusi, o trasferiti o comunicati verso Paesi terzi al di fuori dell’UE.

8. Diritti dell’interessato (artt. 15-22 Regolamento (UE) 20167679)
I diritti di cui agli artt.15-22 del Regolamento UE 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art.2 undecies lett.f) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196. L’art.2 undecies, rubricato “Limitazioni ai diritti dell’interessato” stabilisce che i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679 agli artt.15-22 non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, ovvero che segnala violazioni ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, o degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.” (disposizione introdotta nel Codice Privacy dallo stesso decreto 24/2023 e che avrà efficacia a decorrere dal 15 luglio 2023).

Qualora ritenga che i suoi diritti sono stati violati, Lei ha la facoltà e il diritto di esporre reclamo all’Autorità Garante per la tutela dei Dati Personali: www.garanteprivacy.it

Titolare del trattamento
Rubner Haus Srl, con sede in Zona Artigianale, 4 – 39030 Chienes, contattabile al numero telefonico: 0474-563333 o all’indirizzo e-mail [email protected]

Responsabile della Protezione dei Dati Personali – Data Protection Officer (DPO)
Dati di contatto:
[email protected]

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – WHISTLEBLOWING

Gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Hiermit möchte Rubner Haus GmbH als Verantwortlicher der Datenverarbeitung die in einem Hinweis durch einen Whistleblower genannten Personen informieren.

Die personenbezogenen Daten der in dem Hinweis genannten Person werden gemäß den Grundsätzen der Verordnung (EU) 2016/679 verarbeitet: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz.

1. Zweck der Verarbeitung
Die auf der Plattform ReBlowing eingegebenen personenbezogenen Daten, die von Rubner Haus GmbH als interner Hinweisgeberkanal genutzt wird, werden ausschließlich zu Zwecken verarbeitet, die unmittelbar mit der Bearbeitung von Hinweisen (interner Kanal) über rechtswidriges Verhalten im Zusammenhang stehen.
Dies betrifft Tätigkeiten und/oder Verhaltensweisen, die von Rubner Haus GmbH implementierten Verfahren abweichen, insbesondere die Verletzung beruflicher Verhaltensregeln u./o. ethischer Grundsätze gemäß der geltenden – internen wie externen – Vorschriften sowie rechtswidrige oder betrügerische Handlungen, die den in den einschlägigen Rechtsvorschriften genannten Personen zuzurechnen sind.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Herkunft der Daten
Der Ursprung der personenbezogenen Daten liegt in dem Hinweis, der vom Whistleblower übermittelt und bei Rubner Haus GmbH eingegangen ist.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) 2016/679 (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt), insbesondere unter Bezugnahme auf die rechtliche Verpflichtung, die sich aus den Bestimmungen des Gesetzesdekrets Nr. 24 vom 10. März 2023 und anderer Rechtsvorschriften ergibt, die für den für die Verarbeitung Verantwortlichen gelten.

3. Art der verarbeiteten Daten
Die personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Durchführung der erforderlichen Untersuchungstätigkeiten verarbeitet, die darauf abzielen, den Wahrheitsgehalt der gemeldeten Sachverhalte zu überprüfen.

Zum Zwecke der Bearbeitung von Meldungen können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Identifikationsdaten, Adresse und andere Kontaktdaten, Steuernummer, Funktion;
• besondere Kategorien personenbezogener Daten;
• personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten;
• alle sonstigen Informationen über die gemeldete Person, die die meldende Person dem Verantwortlichen der Datenverarbeitung mitteilen möchte, um ihr Hinweis besser zu untermauern.

Die Daten, die der Hinweisgeber zur Beschreibung mutmaßlicher rechtswidriger Handlungen, von denen er im Rahmen seiner Tätigkeit Kenntnis erlangt hat, und dem Verantwortlichen zur Verfügung gestellt sind, werden zum Zweck der Durchführung der erforderlichen Untersuchungstätigkeiten verarbeitet. Diese zielen darauf ab, den Wahrheitsgehalt der gemeldeten Sachverhalte zu überprüfen und die sich daraus ergebenden Maßnahmen in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften zu ergreifen. Die mit der vorläufigen Prüfung und Bearbeitung des Hinweises beauftragten Personen haben dabei die Grundsätze der Unparteilichkeit und Vertraulichkeit zu beachten und alle für angemessen erachteten Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich der persönlichen Anhörung des Hinweisgebers und aller anderen Personen, die zu dem gemeldeten Sachverhalt Stellung nehmen können.

4. Art der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung erfolgt:

• mit Hilfe manueller und elektronischer Systeme;
• unter Anwendung geeigneter organisatorischer und technischer Maßnahmen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und unbefugten Dritten den Zugang zu verwehren;
• durch das Unternehmen ReNorm, das das interne Hinweisportal betreibt, als ernannter Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679, das den Hinweis an den für das Whistleblowing benannten Beauftragten weiterleiten wird, der von Rubner Haus GmbH bestimmt wurde;
• durch interne Mitarbeiter, die ordnungsgemäß zur Verarbeitung personenbezogener Daten ermächtigt wurden (Artikel 29 der Verordnung (EU) 2016/679);
• durch Personen, die kraft Gesetzes zur Wahrnehmung dieser Aufgaben befugt sind.
  Sofern im Ergebnis der Prüfung durch den benannten Whistleblowing-Beauftragten Anhaltspunkte für eine nicht offensichtlich unbegründete Meldung festgestellt werden, kann das Ergebnis der Überprüfung je nach den konkreten Erfordernissen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung oder zur Veranlassung der zuständigen Maßnahmen an die nachfolgend genannten zuständigen Stellen weitergeleitet werden:
• an den/die Direktor/in sowie an den Leiter der Organisationseinheit, der der Rechtsverletzer angehört, damit disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden können, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind;
• an die zuständigen Organe und Strukturen der Organisation, damit diese weitere für notwendig erachtete Maßnahmen und/oder Aktionen, auch zum Schutz der Organisation selbst, ergreifen;
• an die Justizbehörde, den Rechnungshof und die ANAC.
• An jede andere Person, die in der geltenden Gesetzgebung vorgesehen ist.

5. Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten
Die zu den oben genannten Zwecken erhobenen personenbezogenen Daten werden für einen Zeitraum von fünf Jahren aufbewahrt, d. h. für die Zeit, die erforderlich ist, um zu prüfen, ob die Hinweise gerechtfertigt sind, und um gegebenenfalls die sich daraus ergebenden Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen u./o etwaige Streitigkeiten in Zusammenhang mit dem Hinweis beizulegen.

6. Weitergabe der Daten an Dritte
Vorbehaltlich der Mitteilungen, die in Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen, können alle gesammelten und verarbeiteten Daten ausschließlich zu den oben genannten Zwecken gegebenenfalls an die Justizbehörde, den Rechnungshof und die ANAC sowie an Anwaltskanzleien und Arbeitsberater u./o Berater für Transparenz und Korruptionsbekämpfung weitergeleitet werden.

7. Verbreitung der Daten
Ihre Daten werden in keinem Fall verbreitet, oder an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt oder mitgeteilt.

8. Rechte der betroffenen Person (Art. 15-22 der Verordnung (EU) 2016/679)
Die in den Artikeln 15-22 der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechte können in den Grenzen der Bestimmungen von Artikel 2 undecies Buchstabe f) des Gesetzesdekrets Nr. 196 vom 30. Juni 2003 ausgeübt werden. Artikel 2 undecies besagt unter der Überschrift “Limitazioni ai diritti dell’interessato” (unsere Übersetzung: „Einschränkungen der Rechte der betroffenen Person”), dass die in der Verordnung (EU) 2016/679 in den Artikeln 15-22 vorgesehenen Rechte durch einen Antrag an den Verantwortlichen nicht ausgeübt werden können, wenn die Ausübung dieser Rechte zu einer tatsächlichen und konkreten Beeinträchtigung der “Vertraulichkeit der Identität der Person, die Verstöße meldet, von denen sie aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses oder ihrer ausgeübten Tätigkeit Kenntnis erlangt hat, gemäß der Rechtsverordnung zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, oder von Personen, die Verstöße gemäß den Artikeln 52-bis und 52-ter des Gesetzesdekrets Nr. 385 oder der Artikel 4-undecies und 4-duodecies des Gesetzesdekrets Nr. 58 vom 24. Februar 1998.” (diese Bestimmung, wurde mit demselben Dekret 24/2023 in das Datenschutzgesetz aufgenommen und wird am 15. Juli 2023 in Kraft treten.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde einzureichen: www.garanteprivacy.it

Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Der Verantwortliche der Datenverarbeitung ist [Rubner Haus GmbH, mit Sitz in Handwerkerzone,4 – 39030 Kiens, den Sie unter der Telefonnummer 0474-563333 oder E-Mail-Adresse [email protected] kontaktieren können.

Datenschutzbeauftragter – Data Protection Officer (DPO)
Kontaktdaten:
[email protected]